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Arkieva, c’est quoi ?
Arkevia est un coffre-fort numérique et électronique qui représente un espace de stockage sécurisé pour y afficher et stocker les documents à la fois professionnels mais aussi personnels. De par son côté ultra sécurisé, ce coffre-fort numérique possède un énorme atout de protection des données vis-à-vis des pertes de données et du piratage. La sauvegarde des documents dont la fiche de paie ou les certificats d’assurance dématérialisée offerte par les employeurs utilisant Arkevia ou tout autre document au format électronique est possible sur ce coffre-fort. À savoir que les pièces d’identité, factures, et tous les documents peuvent être ajoutés sur Arkevia. Grâce à cet article vous allez tout savoir sur Arkevia. On vous dit tout sur ce coffre-fort numérique qui a révolutionné la digitalisation des documents.
Coffre-fort numérique, qu’est-ce que c’est ?
On parle qu’Arkevia est un coffre-fort numérique, mais c’est quoi un coffre-fort numérique ? Comme son nom l’indique c’est un espace de stockage sécurisé permettant d’y ajouter ou supprimer des documents hautement confidentiels sans craindre une éventuelle perte ou vol de données.
La sécurité est primordiale pour les documents personnels, elle l’est encore plus au niveau professionnel. À cet effet, chaque utilisateur ne peut posséder qu’un seul coffre-fort et son identité numérique ne débloquera que le sien. Afin bien évidemment de renforcer la sécurité numérique, ces coffres-fort ont vu le jour pour rassurer les particuliers et les aider à avoir moins de papier.
Arkevia s’inscrit dans cette démarche de dématérialisation intensive et offre son produit à deux publics bien distincts.
Comment fonctionne Arkevia ?
Maintenant que nous venons de voir ce qu’était Arkevia, à savoir un logiciel SaaS de coffre-fort numérique, ll est de bon ton de s’occuper de connaître son fonctionnement. Car, comme il a été vu plus haut, deux publics différents utilisent le logiciel pour des buts différents.
Pour l’employeur
Les employeurs utilisent Arkevia comme un outil de stockage et de partage des documents sensibles avec tous leurs salariés. Conformément au RGPD (réglementation générale de protection des données), les documents stockés, qu’ils le soient physiquement ou bien de façon virtuelle le sont de façon sécurisée.
Le système de stockage sécurisé Arkevia est une optimisation des coûts de distribution des bulletins de paie aux salariés. En effet, entre l’impression des fiches de paie et l’acheminement postal, ce coût peut vite grimper de façon vertigineuse en fonction du nombre d’employés. Toute entreprise désirant passer sur cette solution doit au préalable en informer tous les salariés afin de les prévenir de la digitalisation de leurs fiches de paie. Même s’il doit être tenu informé, il n’est pas obligé d’approuver à 100% ce procédé pour se voir lui être imposé.
Pour les salariés
De l’autre côté, les salariés aussi peuvent bien évidemment utiliser Arkevia. Cette utilisation est à la fois similaire et différente. Différente car, pour les documents stockés par l’employeur, le rôle des salariés sera cantonné à la lecture et à l’impression. Mais comme tout espace de stockage personnalisé, Arkevia donne la possibilité aux utilisateurs de créer des dossiers et d’y ajouter les documents qu’il souhaite.
Ainsi, les employés peuvent déplacer les bulletins de paie entre plusieurs dossiers. La mise en place d’alertes email permettra d’être tenu informé des mises à jour et ajouts de nouveaux documents.
Quels sont les avantages d’Arkevia ?
Le premier avantage et non des moindres, c’est la grande sécurité de stockage des données réalisée via Arkevia. Ce stockage est réalisé en sécurité et surtout en conformité avec la réglementation en vigueur, à savoir le RGPD pour nous.
Ainsi tous vos documents sont protégés du piratage ou de la perte. Même quand vous allez déménager, vos documents vont vous suivre dans l’application Arkevia grâce à cette solution de coffre-fort numérique.
De plus, tous les documents mis en place dans ce coffre-fort électronique ont, aux yeux de la loi, la même valeur de part la signature librement consentie et donc conforme au RGPD que vous avez réalisée. Les unités RH (Ressources Humaines) apprécient quant à elles le gain de temps à ne plus éditer physiquement tous les documents administratifs destinés aux employés. Il va de soi que le principal document va être la fiche de paie qui revient mensuellement. Sans impression et envoi postal, c’est une véritable économie de temps et d’argent pour l’entreprise qui utilise Arkevia au quotidien. En outre, les RH sont beaucoup moins sollicitées car tous les salariés peuvent trouver dans leur espace personnel tous les documents nécessaires.
Le deuxième avantage qu’Arkevia met en avant pour son produit est bien évidemment l’accessibilité des données mises en ligne. Vos données sont protégées dans un premier temps mais vous pouvez y accéder facilement avec une simple connexion internet.
Plus besoin de vous déplacer au bureau des RH pour demander votre fiche de paie. Vous n’aurez qu’à vous connecter sur votre espace personnel depuis votre PC à la maison pour consulter votre bulletin de paie et l’imprimer au besoin.
Enfin, le dernier aspect positif d’Arkevia est sa facilité d’utilisation et gestion des données. Ainsi, il vous est rendu possible de classer vos documents très aisément pour gagner du temps lors de vos prochaines consultations
Comment consulter ses documents sur Akevia ?
Il faut noter que comme nous venons de le voir, la consultation de vos documents sur Arkevia peut se faire avec une simple connexion internet.
Vous avez donc besoin d’au minimum :
- une connexion internet
- un téléphone portable équipé d’une connexion internet ou d’un ordinateur branché voire une tablette
Pour accéder et gérer tous vos documents sur le coffre-fort numérique vous allez devoir passer l’étape de la connexion à votre espace personnel :
- rendez-vous sur la page de connexion Arkevia (si vous ne la connaissez pas vous pouvez simplement chercher “arkevia” dans Google)
- cliquez sur le résultat affiché si vous venez de faire une recherche Google
- entrez votre numéro de matricule ainsi que votre code confidentiel
- accédez librement à vos documents pour en faire la gestion quotidienne
Comment supprimer des documents sur Arkevia ?
Vous cherchez à supprimer des documents sur Arkevia mais vous ne savez pas comment faire ? Il vous suffit de suivre la procédure simple de consultation expliquée plus haut
Une fois connecté à votre espace personnel, vous pourrez alors simplement mettre à la corbeille certains documents.
Pourquoi certains documents seulement ? Car il existe des documents, comme le calendrier de versement des paies, qui ne peut être mis à la corbeille.
Autre chose importante à connaître, il faut mettre à la corbeille et non supprimer les fichiers.
Comment créer un compte sur Arkevia ?
Vous êtes nouveau dans l’entreprise et le service RH vous a indiqué de créer votre compte Arkevia. Comment faire pour créer son compte Arkevia ? Pas de panique, nous vous montrons étape par étape comment réaliser la création d’un nouveau compte.
- Dans un premier temps, il vous faudra vous rendre sur le site Arkevia. Au besoin, si vous ne connaissez pas l’adresse du site, vous pouvez taper “Arkevia” dans Google, vous tomberez sur leur site.
- Vous atterrirez sur la page de connexion des utilisateurs.
- A droite de votre écran se trouvera l’écran d’inscription avec le bouton “je m’inscris”
- Cliquez sur le bouton pour ouvrir une nouvelle page dédiée à la création de votre compte Arkevia
- Sur le nouvel écran, indiquez votre numéro de matricule ainsi que votre code confidentiel pour compléter l’inscription
Vous n’avez pas votre numéro de matricule ou code confidentiel ? Rapprochez-vous rapidement de votre service RH qui doit vous les communiquer pour que vous soyez autonome dans votre consultation de document sur votre coffre-fort numérique.
Comment se connecter à Arkevia ?
Vous avez besoin de consulter votre bulletin de paie sur votre espace personnel Arkevia mais vous ne savez pas comment vous y connecter ? Nous allons vous aider à trouver la solution la plus rapide pour y parvenir.
- Pour commencer vous allez devoir aller sur le site d’Arkevia. Vous ne trouvez pas leur site ? Pas de souci, cherchez “Arkevia” dans Google et vous devrez obtenir rapidement le bon résultat.
- Cliquez ensuite sur “connexion”
- Vous allez devoir entrer votre email et votre mot de passe.
Vous avez perdu votre mot de passe ? On voit ça juste après.
J’ai perdu mon mot de passe Arkevia, comment faire ?
Comme vu précédemment, pour vous connecter à votre espace personnel il vous faut votre adresse email utilisée lors de la création du compte ainsi que votre mot de passe.
Si vous avez oublié votre mot de passe, pas de panique. Lors de votre connexion, sur l’écran de connexion, vous avez un petit lien en-dessous du formulaire avec le titre “mot de passe oublié”. Cliquez sur ce lien pour faire apparaître une fenêtre qui vous demandera votre adresse email. Saisissez ensuite l’adresse email de connexion et vous recevrez la procédure pour réinitialiser votre mot de passe.
Comment avoir son code confidentiel Arkevia ?
Je dois créer un compte sur Arkevia mais je n’ai pas de code confidentiel, où puis-je le trouver ?
Il n’y a pas dix mille solutions, mais bien une seule personne qui possède ce code pour créer un compte Arkevia, c’est le bureau des RH.
Prenez contact rapidement avec eux pour qu’ils vous communiquent votre code confidentiel et que vous puissiez créer votre espace personnel.
Je n’arrive pas à me connecter sur arkevia, que faire ?
Les problèmes de connexion à Arkevia peuvent survenir de multiples façons. Ainsi, pensez à bien vérifier votre connexion WIFI ou 4G pour savoir si vous avez du réseau et que vous pouvez accéder convenablement au site internet
Si ce n’est pas le cas, il vous faudra réaliser une réinitialisation de votre box internet afin d’avoir à nouveau accès à Internet.
Si le problème persiste contactez votre opérateur téléphonique et fournisseur d’accès à Internet.
Enfin, s’il s’agit d’un problème lié aux identifiants pour la première connexion et donc l’inscription, demandez conseil à votre département RH.
Par contre, si vous vous êtes inscrit, vous seul connaissez vos identifiants alors vous devez suivre la procédure expliquée plus haut pour réinitialiser votre mot de passe oublié.
Maintenant vous savez tout sur l’utilisation quotidienne d’Arkevia pour les salariés et les employeurs et le gain de temps dans la numérisation des bulletins de paie dans leur coffre-fort numérique.
